採用後に問題社員と判明した場合の企業対応｜採用前チェックの重要性【企業リスク管理とコンプライアンス】
採用後に「問題社員」と判明したとき企業はどう対応すべきか
採用活動では履歴書や面接を通じて候補者を評価しますが、採用後に問題が発覚するケースは少なくありません。
例えば次のようなケースです。
- 業務能力が想定より著しく低い
- 職場内でトラブルを繰り返す
- ハラスメント行為が疑われる
- コンプライアンス意識に問題がある
- 経歴や職務経験に疑問が生じる
企業にとって悩ましいのは、問題が発覚した後にどう対応すればよいのか分からないという点です。
- すぐに解雇できるのか
- 指導を続けるべきなのか
- 配置転換が必要なのか
対応を誤ると
- 労務トラブル
- 社内の不満
- 企業リスクの拡大
につながる可能性があります。
そのため問題社員への対応は、企業リスク管理やコンプライアンスの観点から慎重に判断する必要があります。
本記事では
- 問題社員と判明した場合の企業対応
- 人事担当者が取るべき判断プロセス
- 処遇の選択肢
- 採用段階での企業調査の重要性
について実務視点で解説します。
問題社員とは何か｜企業リスク管理の観点からの定義
企業で「問題社員」と呼ばれるケースにはいくつかのタイプがあります。
業務能力不足
期待されたスキルや経験がなく、業務遂行に支障が出るケースです。
職場トラブル型
同僚や上司との関係が悪化し、職場環境に影響を与えるケースです。
規律違反型
企業ルールや就業規則を守らない行動を取るケースです。
コンプライアンスリスク型
企業の信用や顧客関係に影響する問題行動を起こすケースです。
これらは単なる人材ミスマッチではなく、企業リスク管理の問題として対応する必要があります。
問題社員と判明した場合の企業対応フロー
問題社員への対応は感情的に判断してはいけません。
企業としては 段階的な対応プロセスを踏むことが重要です。
一般的な対応の流れは次の通りです。
- 事実確認
- 問題の整理
- 指導・改善機会の提供
- 配置転換などの処遇検討
- 懲戒処分の検討
それぞれ詳しく解説します。
①事実関係の確認
問題社員と判断する前に、まず行うべきなのが事実確認です。
確認すべきポイント
- 何が問題なのか
- いつ発生したのか
- 誰が関係しているのか
- 客観的証拠はあるか
問題社員対応で最も重要なのは、客観的な記録を残すことです。
例えば
- 業務評価
- 上司の指導記録
- 社内トラブルの報告
などを整理します。
これは後の労務トラブルを防ぐためにも重要です。
②問題の種類を整理する
次に、問題の内容を整理します。
問題社員の対応は、問題の種類によって変わるためです。
主な分類
- 能力不足
- 勤務態度
- 規律違反
- ハラスメント
- コンプライアンス違反
例えば
能力不足
→教育や配置転換
規律違反
→懲戒対象
このように対応が変わります。
③指導・改善機会を与える
日本の労務管理では、いきなり解雇することは非常に難しいのが実務です。
そのため通常は
- 業務指導
- 面談
- 改善指示
を行います。
具体的には
- 改善目標の設定
- 業務改善指示
- 定期面談
などです。
企業として「改善の機会を与えた」というプロセスは非常に重要です。
④配置転換の検討
能力や適性の問題の場合、配置転換で改善するケースもあります。
例えば
- 営業 → 内勤
- 管理職 → 専門職
などです。
配置転換は企業としても比較的リスクの低い対応策です。
ただし
- 本人の能力
- 組織構造
を踏まえて判断する必要があります。
⑤懲戒処分の検討
問題行動が重大な場合、懲戒処分を検討します。
主な懲戒処分
- けん責
- 減給
- 出勤停止
- 懲戒解雇
ただし懲戒処分は
- 就業規則
- 行為の重大性
を踏まえて慎重に判断する必要があります。
解雇は簡単ではない
企業が誤解しやすいのが「問題社員はすぐ解雇できる」という考えです。
実際には、日本の労働法では解雇のハードルは非常に高いです。
解雇が認められるためには
- 客観的合理性
- 社会的相当性
が必要になります。
つまり
- 十分な指導
- 改善機会
- 記録
などが重要になります。
問題社員が企業に与えるリスク
問題社員の存在は企業にさまざまな影響を与えます。
組織の士気低下
問題社員がいることで、他社員のモチベーションが低下することがあります。
職場トラブル
チームワークに影響する可能性があります。
顧客対応リスク
営業やサービス部門では顧客満足度に影響します。
コンプライアンスリスク
企業ルールを軽視する行動は企業の信用問題につながります。
なぜ採用前チェックが重要なのか
問題社員対応は非常に時間と労力がかかります。
そのため重要なのは、問題社員を採用しないことです。
採用段階で
- 経歴確認
- 人物評価
- 企業調査
を行うことで採用リスクを減らすことができます。
企業調査による採用リスク対策
採用リスク対策として企業調査を活用する企業も増えています。
企業調査では
- 経歴確認
- 信用確認
- リスク情報
などを確認することがあります。
採用段階での確認体制を強化することで、採用トラブルを防ぐことができます。
企業調査なら一般社団法人企業防衛リスク管理会
採用リスク対策として企業調査を検討する企業も増えています。
一般社団法人企業防衛リスク管理会では
- 企業調査
- 信用調査
- 採用リスク調査
など、企業リスク管理に関わる調査サービスを提供しています。
採用トラブルを防ぎ、コンプライアンス体制を強化するためにも、専門機関による企業調査を活用する企業が増えています。
まとめ｜問題社員対応は「採用段階」で防ぐのが最も重要
採用後に問題社員と判明した場合、企業は
- 事実確認
- 指導
- 配置転換
- 懲戒処分
など段階的に対応する必要があります。
しかし実務上、問題社員への対応は非常に時間と労力がかかるものです。
そのため最も重要なのは、採用段階でリスクを防ぐことです。
企業リスク管理の観点からも
- 採用プロセスの見直し
- 企業調査の活用
などの取り組みが重要になります。
採用リスク対策を強化することで、企業の健全な組織運営につながります。